В Воронеже аудиторы КСП попросили найти дополнительное место для муниципального архива

Аудиторы городской Контрольно-счетной палаты (КСП) обнаружили массу недочетов в работе МБУ «Муниципальный архив Воронежа». Итоги проведенной проверки финансово-хозяйственной деятельности организации специалисты представили на совместном заседании комиссий Воронежской гордумы.

Проверяющие подчеркнули, что сотрудники организации работают с документами Архивного фонда РФ и теми, которые поступают из различных ведомственных архивов, от органов местного самоуправления и ликвидированных фирм. Однако за учреждением не закреплены ни функции по работе с обращениями граждан и документооборота, ни по управлению архивным делом. По данной причине аудиторы предложили в первоочередном порядке вернуться к вопросу определения структуры горадминистрации, которая будет отвечать за организацию архивного дела.

Специалисты КСП подчеркнули, что в учреждении крайне острым является вопрос оцифровке имеющихся в архиве документов. При этом провести эти действия самостоятельно в МБУ не могут – нет ни достаточного времени, ни необходимой техники. По итогам обсуждений депутаты высказались за другое решение: организации рекомендовали провести торги и определить частную компанию, которая оцифрует требуемые документы. По мнению городских парламентариев, такой способ будет менее затратным и с точки зрения финансов, и в вопросе нагрузки.

Еще один важный момент: отсутствие в организации тарифа на оказание платных услуг. Как подчеркнули аудиторы, это серьезный недочет, потому что за предоставление описания, копирования или переплета архивных документов можно получать деньги. Подобный вид дохода может стать значительным подспорьем для МБУ.

Отдельно аудиторы раскритиковали ситуацию с условиями хранения архивных документов на бумаге. Так, за учреждение закреплено несколько зданий: на проспекте Патриотов размещается основное хранилище, а административные органы и часть документов находятся по ул. Бакунина. Однако внутри помещения, в котором хранятся бумаги, походят трубы водоснабжения и канализации, а это не соответствует требованиям законодательства в отношении правил хранения архивных бумаг. Кроме того, на потолке есть следы протечек, а в хранилище не осталось свободного места. При этом в мае 2016 г. МБУ были переданы помещения в здании по Ленинскому проспекту, 149, которые требовалось отремонтировать – данные работы оценили в сумму 1,744 млн руб. Правда, в связи с отсутствием заявок тендер не состоялся, а выделить средства из бюджета прямо возможности не было. В результате помещения у МБУ изъяли и продали. Еще одно здание – точнее, его часть – учреждение получило в августе 2019 г. В пользование архиву передали помещение общей площадью 136 кв. м в доме по ул. Домостроителей, 30 – однако и оно сейчас полностью заполнено.

– Учреждение неоднократно направляло письма в управление имущественных и земельных отношений города с просьбой выделить помещения, но ни одно из предлагаемых не соответствовало требованиям и правилам организации хранения архивных документов, – подчеркнули в КСП.

По итогам проведенной проверки сотрудники палаты призвали мэрию областного центра обратить внимание на существующие резервы служебных помещений. Так, специалисты КСП ранее обнаружили неэффективное использование кабинетов площадью 99,1 кв. м в здании по ул. Цурюпы, 32. Арендаторами помещений выступает МОАУ ВО «Воронежский институт экономики и социального управления», однако их могут рассматривать в качестве варианта размещения в них части фондов и документов муниципального архива.

Николай Борцов

Это интересно